Déployer UneSignature dans Microsoft 365

Quatre points à vérifier avant de toucher à Microsoft 365. Ils évitent les deux échecs les plus fréquents : un add-in qui ne s'installe pas, et deux signatures dans le même mail.

1. Les boîtes aux lettres sont dans Exchange Online (Microsoft 365). Une boîte hébergée sur un serveur Exchange installé dans l'entreprise ne reçoit pas l'add-in.
2. Outlook est à jour sur les postes. Clients pris en charge : Outlook sur le web, le nouvel Outlook pour Windows, Outlook pour Mac, Outlook sur iPhone et sur Android, et Outlook classique pour Windows en version 2403 (build 17425.20000) ou plus récente. Dans Outlook classique, la version s'affiche dans « Fichier », « Compte Office ». Une version plus ancienne n'insère pas la signature.
3. Les bons rôles sont disponibles. L'étape 2 demande le rôle Administrateur général. Les étapes 3 et 6 demandent le rôle Administrateur général ou Administrateur Exchange. Si vous n'avez pas le premier, notez le nom de la personne qui l'a.
4. L'ancienne signature est repérée : règle de transport Exchange qui ajoute un pied de mail, ou autre outil de signature. Elle sera coupée à l'étape 6. Sinon, chaque mail porte deux signatures.

L'add-in fonctionne sans fenêtre : il ne peut pas demander l'accord de chaque utilisateur. L'administrateur général le donne une seule fois, pour toute l'organisation, sur une page Microsoft dont le lien est transmis par votre partenaire ou par la console UneSignature.

Ce qu'UneSignature demande à Microsoft

• Identifier la personne connectée à Outlook (openid, profile).
• Lire son profil, nom et adresse, pour lui servir sa signature (User.Read).

UneSignature ne demande ni la lecture ni l'envoi de mails, ni l'accès aux fichiers ou au calendrier. Aucun mail ne transite par ses serveurs.

Faisable par l'administrateur général ou par un administrateur Exchange.

Adresse de l'add-in

À coller à l'étape 4 ci-dessous :

1. Ouvrez le centre d'administration Microsoft 365 avec votre compte d'administrateur.
2. Dans le menu de gauche : « ... Afficher tout », puis « Paramètres » et « Applications intégrées ».
3. En haut de la page, cliquez sur le lien « Compléments », puis sur « Déployer un complément » et « Suivant ».
4. Choisissez de charger un complément personnalisé, puis l'option qui demande l'URL du manifeste. Collez l'adresse ci-dessus et cliquez sur « Télécharger ».
5. Sélectionnez « Utilisateurs/groupes spécifiques » et ajoutez les personnes du pilote.
6. Cliquez sur « Déployer ». Une coche verte confirme le déploiement.

Microsoft installe l'add-in en arrière-plan sur les Outlook des personnes du pilote. Demandez-leur de fermer complètement Outlook puis de le rouvrir, et d'ouvrir un nouveau mail de temps en temps.

Délais mesurés

Temps entre le déploiement et le premier mail signé, mesuré par UneSignature sur un tenant Microsoft 365 de test.

Microsoft annonce de 24 à 72 heures pour qu'un complément apparaisse.

Personne n'a l'add-in après ces délais ?

Vérifiez avec elle, dans l'ordre, avant d'attendre davantage :

1. Sa boîte aux lettres est dans Exchange Online.
2. Outlook a été fermé complètement puis rouvert. Sous Windows, il ne doit pas rester d'icône Outlook dans la zone de notification.
3. Elle est connectée à Outlook avec son adresse professionnelle, et non avec un compte personnel.
4. Elle figure dans la liste des personnes du déploiement, dans « Applications intégrées », ou dans un groupe de premier niveau de cette liste.

Ouvrez un nouveau mail avec une personne du pilote, sur chaque Outlook qu'elle utilise. Ne tapez rien : la signature doit apparaître seule.

• Sur chaque Outlook (web, poste Windows ou Mac, téléphone), la signature apparaît sans action.
• Il n'y a qu'une seule signature : ni la signature personnelle d'Outlook, ni l'ancienne signature en plus.
• Nom, fonction et téléphone sont justes, et le logo s'affiche.

Un point ne va pas ? Notez l'Outlook concerné et sa version, faites une capture d'écran du mail et envoyez-la à votre partenaire UneSignature.

1. Dans « Applications intégrées », ouvrez le lien « Compléments », puis UneSignature.
2. Cliquez sur « Modifier qui a accès au complément », choisissez « Tout le monde » ou le groupe de tout le personnel, puis enregistrez.
3. Quand les nouvelles personnes reçoivent leur signature (délais de l'étape 4, colonne « Personne ajoutée »), coupez l'ancienne signature repérée à l'étape 1, par exemple la règle de transport dans le centre d'administration Exchange.

Avec un groupe, une personne ajoutée plus tard au groupe reçoit l'add-in sans autre action.

Mettre à jour

Un changement de signature, fait dans la console UneSignature, ne demande aucune action dans Microsoft 365. Les mises à jour de l'add-in non plus : Outlook charge la nouvelle version à son démarrage suivant.

Seule exception : quand UneSignature annonce un nouveau manifeste, l'administrateur le recharge une fois dans « Applications intégrées », en ouvrant UneSignature puis en cliquant sur « Mettre à jour ».

Retirer l'add-in

1. Dans « Applications intégrées », ouvrez UneSignature.
2. Choisissez la suppression du complément, cochez « Oui, je suis sûr de vouloir supprimer l'application et les données associées », puis cliquez sur « Supprimer ».

Pour retirer l'add-in à quelques personnes seulement, retirez-les de la liste d'accès (« Modifier qui a accès au complément », étape 6) au lieu de supprimer le complément.